Czy wynajmujący mieszkający za granicą potrzebuje przedstawiciela podatkowego w Portugalii?

Jeżeli mieszkają Państwo w kraju UE lub EOG, nigdy nie muszą Państwo ustanawiać portugalskiego przedstawiciela podatkowego. Jeżeli mieszkają Państwo gdziekolwiek indziej, w tym w Wielkiej Brytanii, USA, Szwajcarii lub Brazylii, i posiadają mieszkanie w Portugalii, muszą Państwo albo go ustanowić, albo zapisać się na powiadomienia elektroniczne organu podatkowego. Od lipca 2022 r. droga elektroniczna jest pełnoprawną alternatywą i jest bezpłatna. Dla większości osób wynajmujących długoterminowo przedstawiciel jest dziś udogodnieniem, za które można zdecydować się zapłacić, a nie wymogiem prawnym.

Kim jest przedstawiciel podatkowy

Representante fiscal (przedstawiciel podatkowy) to osoba lub firma z adresem w Portugalii, którą wskazują Państwo organowi podatkowemu, Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Według AT zadaniem przedstawiciela jest zapewnienie, że Państwo:

• otrzymują listy wysyłane przez AT, ponieważ Państwa adres podatkowy jest traktowany jako adres przedstawiciela;
• wypełniają swoje dodatkowe obowiązki podatkowe, w tym składanie deklaracji;
• mogą korzystać ze swoich praw wobec AT, takich jak reklamacje, odwołania i skargi sądowe.

Co do zasady przedstawiciel nie odpowiada za Państwa podatki. Wyjątkiem jest VAT w przypadku nierezydentów prowadzących działalność zarejestrowaną do VAT, co nie dotyczy zwykłego najmu lokali mieszkalnych.

Podstawą prawną jest art. 19 Lei Geral Tributária (LGT, Ordynacji podatkowej), powtórzony w odniesieniu do podatku dochodowego w art. 130 Kodeksu IRS.

Kto musi go ustanowić, a kto nie

Zasada zależy od miejsca zamieszkania, a nie od obywatelstwa.

Kilka kwestii, które często budzą wątpliwości:

• Szwajcaria nie należy do UE ani EOG, więc jej rezydenci są traktowani jak rezydenci państw trzecich.
• Wielka Brytania stała się państwem trzecim z końcem okresu przejściowego po brexicie, 31 grudnia 2020 r. Od 1 stycznia 2021 r. rezydenci brytyjscy mający sprawy podatkowe w Portugalii potrzebowali przedstawiciela. AT wprowadzała okresy przejściowe, a ostatni z nich pozwalał rezydentom brytyjskim dopełnić obowiązku bez kary w drugiej połowie 2022 r. Obecnie obowiązują zwykłe terminy.
• Portugalscy emigranci podlegają tej samej zasadzie co cudzoziemcy mieszkający w tym samym kraju.
• Czynnikiem decydującym jest posiadanie nieruchomości. AT wskazuje, że obowiązek dotyczy wyłącznie osób pozostających z nią w stosunku podatkowym, a jako przykład podaje posiadanie nieruchomości w Portugalii. Nierezydent, który ma jedynie NIF (numer podatkowy) i niczego nie posiada, nie potrzebuje przedstawiciela. Jako wynajmujący są Państwo objęci obowiązkiem od dnia nabycia nieruchomości.

Alternatywa: powiadomienia elektroniczne

Obowiązek ustanowienia przedstawiciela nie ma zastosowania, jeżeli zapiszą się Państwo na którąkolwiek z poniższych usług (art. 19 ust. 15 LGT):

• NCEPF (Notificações e Citações Eletrónicas no Portal das Finanças): pisma są doręczane do Państwa prywatnej strefy na Portal das Finanças. Jest to najprostsza opcja i jest bezpłatna (Portaria 233/2019, art. 12).
• ViaCTT, elektroniczna skrzynka pocztowa prowadzona przez operatora pocztowego CTT, aktywowana przez Portal das Finanças.
• Rządowa usługa morada única digital (jednolity adres cyfrowy). Według ulotki AT z czerwca 2026 r. opcja ta nie jest jeszcze dostępna na Portal das Finanças.

Aby się zapisać, proszę zalogować się do Portal das Finanças i przejść do A minha Área > Notificações e Citações > Gerir canais > Canais de Notificação, a następnie wybrać Portal das Finanças > Ativar (lub ViaCTT > Ativar).

Co warto wiedzieć, zanim zaczną Państwo na tym polegać:

• Data rozpoczęcia. Zapis zaczyna obowiązywać pierwszego dnia następnego miesiąca, jeżeli do tego dnia pozostało co najmniej 10 dni. W przeciwnym razie zaczyna obowiązywać pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Przykładowo przy zapisie 20 stycznia obowiązuje od 1 lutego. Przy zapisie 28 stycznia obowiązuje od 1 marca.
• Pisma uważa się za doręczone piątego dnia po ich umieszczeniu w Państwa strefie w portalu (art. 38-A ust. 4 CPPT), niezależnie od tego, czy je Państwo otworzyli. Od tej daty biegną terminy płatności lub odpowiedzi.
• Powiadomienia e-mail są wysyłane po nadejściu nowego pisma, ale tylko wtedy, gdy Państwa adres e-mail jest potwierdzony w portalu i zaznaczyli Państwo opcję otrzymywania wiadomości. AT zaznacza, że powiadomienie ma jedynie charakter grzecznościowy, dlatego proszę samodzielnie regularnie sprawdzać portal.
• Rezygnacja z systemu. Jeżeli mieszkają Państwo poza UE/EOG, rezygnacja z e-powiadomień staje się skuteczna dopiero po ustanowieniu przedstawiciela (art. 19 ust. 16 LGT).
• Jeden wyjątek, który nie dotyczy zwykłych wynajmujących: nierezydent prowadzący działalność gospodarczą podlegającą VAT nadal musi ustanowić przedstawiciela zarejestrowanego do VAT. Długoterminowy najem lokali mieszkalnych jest zwolniony z VAT (art. 9 pkt 29 Kodeksu VAT) i opodatkowany jako dochód z najmu, więc ten wyjątek zwykle Państwa nie dotyczy.

Która zasada zmieniła się kiedy

Starsze wątki na forach nadal twierdzą, że przedstawiciel jest obowiązkowy dla każdego właściciela spoza UE. Było to prawdą przed lipcem 2022 r.

1. Sierpień 2017 r. (Decreto-Lei 93/2017). Pierwsze zwolnienie, dla osób zapisanych do morada única digital. W praktyce usługa ta nie była dostępna dla pism podatkowych.
2. 1 stycznia 2020 r. (Portaria 233/2019). Zaczął działać system e-powiadomień Portal das Finanças (NCEPF). Jeżeli rezydent spoza UE nie ustanowił przedstawiciela, AT mogła z własnej inicjatywy zapisać go do tego systemu. Nie znosiło to jeszcze obowiązku ustanowienia przedstawiciela.
3. 1 stycznia 2021 r. Brexit sprawił, że rezydenci brytyjscy stali się rezydentami państwa trzeciego.
4. Lipiec 2022 r. (Decreto-Lei 44/2022 z 8 lipca). Obecny art. 19 ust. 15 i 16 LGT: zapis do NCEPF lub ViaCTT znosi potrzebę ustanowienia przedstawiciela. AT potwierdziła to w Ofício-Circulado 90057/2022 z 20 lipca 2022 r.

Terminy i grzywny

Na ustanowienie przedstawiciela lub zapis na e-powiadomienia mają Państwo 15 dni. Termin ten biegnie od późniejszego z dwóch zdarzeń:

• daty zarejestrowania adresu w państwie trzecim (na przykład przy przeprowadzce z Portugalii lub z kraju UE do Wielkiej Brytanii lub USA) albo
• daty powstania stosunku podatkowego, np. zakupu nieruchomości.

Jeżeli nie ustanowią Państwo przedstawiciela, gdy jest to wymagane, lub ustanowią osobę, która nie przyjęła wyraźnie tej funkcji, grozi grzywna od 75 € do 7500 € (art. 124 RGIT). Oprócz grzywny tracą Państwo prawo do działania przed AT, w tym do reklamacji, odwołań i skarg sądowych (art. 19 ust. 7 LGT). Ma to największe znaczenie, gdy chcą Państwo zakwestionować decyzję w sprawie IMI lub IRS.

Grzywny są obniżane, jeżeli naprawią Państwo sytuację przed wszczęciem postępowania przez AT (art. 30 RGIT). Jeżeli AT wykryje brak przedstawiciela, może sama zapisać Państwa do NCEPF (Portaria 233/2019, art. 5 ust. 2). Nie jest jasne, czy chroni to przed grzywną, dlatego proszę zapisać się samodzielnie.

Ile to kosztuje i co Państwo otrzymują

E-powiadomienia są bezpłatne. Przedstawiciel to usługa prywatna, a ceny bardzo się różnią. Podstawowe usługi „wyłącznie obsługi korespondencji” są zazwyczaj reklamowane w cenie od niecałych 100 € do kilkuset euro rocznie. Pakiety obejmujące również złożenie zeznania IRS kosztują więcej. Proszę dokładnie zapytać, co obejmuje usługa:

• Czy skanują i przesyłają e-mailem każde pismo z AT i jak szybko?
• Czy monitorują Państwa strefę w portalu i ostrzegają o terminach?
• Czy składają Państwa roczne zeznanie IRS (Modelo 3 z Anexo F), czy jest to płatne dodatkowo?
• Z jakim wyprzedzeniem informują o rezygnacji?

O ile nie uzgodnią Państwo inaczej, przedstawiciel nie:

• płaci Państwa podatków;
• wystawia pokwitowań czynszu;
• rejestruje Państwa umów najmu;
• kontaktuje się z najemcami.

Zarządcy nieruchomości i odpowiedzialność podatkowa. Osoba, która zarządza Państwa nieruchomością i pobiera czynsz w Państwa imieniu, może zostać uznana za gestor de bens (zarządcę majątku nierezydenta). Może ona ponosić solidarną odpowiedzialność za Państwa portugalskie podatki związane z tą funkcją (art. 27 LGT). Jest to jeden z powodów, dla których niektórzy zarządcy odmawiają pełnienia jednocześnie funkcji przedstawiciela podatkowego lub pobierają za to wyższe wynagrodzenie.

Jak to się ma do Państwa obowiązków wynajmującego

Niezależnie od tego, czy mają Państwo przedstawiciela, obowiązki wynajmującego pozostają po Państwa stronie i wszystkie można wykonać online w Portal das Finanças:

• rejestracja każdej umowy najmu w AT (Modelo 2) i zapłata od niej opłaty skarbowej;
• wystawianie elektronicznych pokwitowań czynszu, o ile nie są Państwo zwolnieni;
• składanie rocznego zeznania IRS z Anexo F dotyczącym dochodu z najmu, między 1 kwietnia a 30 czerwca następnego roku.

Mogą Państwo wykonywać je samodzielnie lub upoważnić do tego księgowego albo zarządcę. Ustanowienie przedstawiciela podatkowego jest odrębnym krokiem i samo w sobie nie daje nikomu uprawnień do wykonywania tych czynności.

Rzeczywistym ryzykiem dla właściciela za granicą jest przeoczenie pisma z AT, takiego jak rachunek IMI lub wezwanie do korekty zeznania. Niezależnie od wybranej drogi proszę zadbać o to, by ktoś czytał pisma z AT w ciągu kilku dni.

Jak ustanowić, zmienić lub odwołać przedstawiciela

Aby go ustanowić lub zmienić, zarówno Państwo, jak i przedstawiciel potrzebują dostępu do Portal das Finanças. Następnie:

1. W Portal das Finanças proszę przejść do Serviços > Dados Cadastrais > Representante > Entregar Nomeação i wybrać IRS.
2. Proszę wpisać NIF przedstawiciela i potwierdzić.
3. AT wysyła przedstawicielowi list z kodem potwierdzającym. Przedstawiciel wpisuje kod w portalu, aby przyjąć funkcję. Jeżeli nie przyjmie jej w ciągu 30 dni, ustanowienie wygasa i trzeba zacząć od nowa.
4. Ustanowienie jest ważne dopiero po przyjęciu go przez przedstawiciela.

Można to również zrobić przez e-balcão, internetowy punkt pomocy portalu (Registo de Contribuintes > Identificação > Representação Fiscal), załączając podpisane oświadczenie przedstawiciela o przyjęciu funkcji. Alternatywnie przedstawiciel może złożyć wniosek na podstawie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo wymaga poświadczenia podpisu, chyba że jest udzielone adwokatowi lub solicitador (radcy prawnemu). Ustanowienia można także dokonać osobiście w dowolnym urzędzie skarbowym lub w Loja do Cidadão.

Przedstawicielem może być każda osoba lub firma mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę w Portugalii. Cudzoziemiec może pełnić tę funkcję tylko wtedy, gdy ma ważne zezwolenie na pobyt i jest zarejestrowany w AT jako rezydent.

Aby go odwołać, proszę najpierw zapisać się na e-powiadomienia i poczekać, aż kanał będzie widoczny jako aktywny. Następnie należy zwrócić się do AT przez e-balcão o zakończenie przedstawicielstwa. Jeżeli przeprowadzą się Państwo do kraju UE/EOG, przedstawiciel staje się opcjonalny i można zakończyć jego ustanowienie. Jeżeli staną się Państwo rezydentem podatkowym Portugalii, proszę zaktualizować adres; zmiany miejsca zamieszkania trzeba zgłosić w ciągu 60 dni (art. 19 ust. 5 LGT).

Jeżeli przedstawiciel zrezygnuje, musi poinformować Państwa na piśmie. Rezygnacja staje się skuteczna wobec AT z chwilą jej zgłoszenia, a AT ma następnie 90 dni na aktualizację swoich danych. Jednak jeżeli nie wskazano nowego przedstawiciela, rezygnacja może stać się skuteczna dopiero po tym, jak przedstawiciel pełnił funkcję co najmniej przez rok (art. 19 ust. 9–10 LGT). Gdy przedstawiciel uprzedzi Państwa o rezygnacji, proszę od razu zapisać się na e-powiadomienia.

Lista kontrolna

• Proszę potwierdzić, gdzie mają Państwo rezydencję podatkową: UE/EOG (opcjonalnie) czy gdzie indziej (potrzebny przedstawiciel lub e-powiadomienia).
• Proszę uzyskać hasło do Portal das Finanças, zanim będzie potrzebne, ponieważ jest wysyłane pocztą.
• W ciągu 15 dni od zakupu lub przeprowadzki poza UE/EOG proszę aktywować e-powiadomienia (NCEPF) lub ustanowić przedstawiciela.
• Proszę potwierdzić adres e-mail w portalu i włączyć powiadomienia. Pisma proszę sprawdzać co najmniej raz w tygodniu.
• Jeżeli pozostają Państwo przy przedstawicielu, proszę uzgodnić na piśmie, co robi, jak szybko przekazuje listy i kto składa Państwa Anexo F.
• Przed odwołaniem przedstawiciela proszę upewnić się, że e-powiadomienia są widoczne jako aktywne.
• Każdą zmianę kraju zamieszkania proszę zgłosić do AT: w ciągu 15 dni przy przeprowadzce do państwa trzeciego i w ciągu 60 dni przy każdej zmianie statusu rezydencji podatkowej.