Aveți nevoie de un reprezentant fiscal în Portugalia ca proprietar din străinătate?

Dacă locuiți într-o țară din UE sau SEE, nu trebuie niciodată să numiți un reprezentant fiscal portughez. Dacă locuiți în altă parte, inclusiv în Regatul Unit, SUA, Elveția sau Brazilia, și dețineți o locuință în Portugalia, trebuie fie să numiți unul, fie să vă înscrieți pentru notificări electronice de la autoritatea fiscală. Din iulie 2022, varianta electronică este o alternativă legală completă și este gratuită. Pentru majoritatea proprietarilor care închiriază pe termen lung, un reprezentant este acum o comoditate pentru care puteți alege să plătiți, nu o cerință legală.

Ce este un reprezentant fiscal

Un representante fiscal (reprezentant fiscal) este o persoană sau o societate cu adresă în Portugalia pe care o desemnați în fața autorității fiscale, Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Potrivit AT, rolul reprezentantului este să se asigure că:

• primiți scrisorile pe care vi le trimite AT, deoarece adresa dumneavoastră fiscală este considerată adresa reprezentantului;
• vă îndepliniți obligațiile fiscale accesorii, inclusiv depunerea declarațiilor;
• vă puteți exercita drepturile în fața AT, cum ar fi reclamațiile, contestațiile și acțiunile în instanță.

Ca regulă, reprezentantul nu răspunde pentru impozitele dumneavoastră. Excepția este TVA-ul pentru nerezidenții care desfășoară o activitate înregistrată în scopuri de TVA, ceea ce nu se aplică închirierii rezidențiale obișnuite.

Temeiul legal este articolul 19 din Lei Geral Tributária (LGT, Legea generală fiscală), reluat pentru impozitul pe venit în articolul 130 din Codul IRS.

Cine trebuie să numească un reprezentant și cine nu

Regula depinde de locul în care locuiți, nu de cetățenie.

Câteva aspecte care creează adesea confuzie:

• Elveția nu face parte din UE sau SEE, așa că rezidenții elvețieni sunt tratați ca rezidenți ai unei țări terțe.
• Regatul Unit a devenit țară terță la încheierea perioadei de tranziție Brexit, la 31 decembrie 2020. Începând cu 1 ianuarie 2021, rezidenții britanici cu obligații fiscale în Portugalia aveau nevoie de un reprezentant. AT a acordat perioade de grație, iar ultima le-a permis rezidenților britanici să se conformeze fără penalități în a doua jumătate a anului 2022. Acum se aplică termenele normale.
• Emigranții portughezi urmează aceeași regulă ca cetățenii străini care locuiesc în aceeași țară.
• Deținerea unei proprietăți declanșează obligația. AT precizează că obligația se aplică doar atunci când aveți o relație fiscală cu aceasta și dă ca exemplu deținerea unei proprietăți în Portugalia. Un nerezident care are doar un NIF (număr fiscal) și nu deține nimic nu are nevoie de reprezentant. Ca proprietar, obligația vi se aplică din ziua în care dobândiți proprietatea.

Alternativa: notificările electronice

Obligația de a numi un reprezentant nu se aplică dacă vă înscrieți la oricare dintre următoarele (LGT art. 19 alin. (15)):

• NCEPF (Notificações e Citações Eletrónicas no Portal das Finanças): notificările sunt livrate în zona dumneavoastră privată din Portal das Finanças. Aceasta este opțiunea cea mai simplă și este gratuită (Portaria 233/2019, art. 12).
• ViaCTT, căsuța poștală electronică administrată de serviciul poștal CTT, pe care o activați prin Portal das Finanças.
• Serviciul guvernamental morada única digital (adresa digitală unică). Broșura AT din iunie 2026 precizează că această opțiune nu este încă disponibilă în Portal das Finanças.

Pentru înscriere, autentificați-vă în Portal das Finanças și accesați A minha Área > Notificações e Citações > Gerir canais > Canais de Notificação, apoi alegeți Portal das Finanças > Ativar (sau ViaCTT > Ativar).

Ce trebuie să știți înainte de a vă baza pe acest sistem:

• Data de început. Înscrierea produce efecte din prima zi a lunii următoare, dacă până atunci mai sunt cel puțin 10 zile. În caz contrar, produce efecte din prima zi a lunii de după aceea. De exemplu, dacă vă înscrieți la 20 ianuarie, înscrierea produce efecte la 1 februarie. Dacă vă înscrieți la 28 ianuarie, produce efecte la 1 martie.
• Notificările se consideră primite în a 5-a zi după ce au fost publicate în zona dumneavoastră din Portal (CPPT art. 38-A alin. (4)), indiferent dacă le-ați deschis sau nu. Termenele de plată sau de răspuns curg de la acea dată.
• Alertele prin e-mail sunt trimise la sosirea unei notificări noi, dar numai dacă adresa de e-mail este confirmată în Portal și ați bifat opțiunea de a primi e-mailuri. AT precizează că alerta este doar o amabilitate, așa că verificați personal Portalul în mod regulat.
• Ieșirea din sistem. Dacă locuiți în afara UE/SEE, renunțarea la notificările electronice produce efecte doar după ce ați numit un reprezentant (LGT art. 19 alin. (16)).
• O excepție care nu îi privește pe proprietarii obișnuiți: un nerezident care desfășoară o activitate independentă supusă TVA trebuie totuși să numească un reprezentant înregistrat în scopuri de TVA. Chiria rezidențială pe termen lung este scutită de TVA (Codul TVA art. 9 pct. 29) și este impozitată ca venit din chirii, așa că această excepție nu vi se aplică în mod normal.

Ce regulă s-a schimbat și când

Discuțiile mai vechi de pe forumuri susțin încă faptul că un reprezentant este obligatoriu pentru orice proprietar din afara UE. Acest lucru era adevărat înainte de iulie 2022.

1. August 2017 (Decretul-lege 93/2017). Prima scutire, pentru persoanele înscrise la morada única digital. În practică, acest serviciu nu era disponibil pentru notificările fiscale.
2. 1 ianuarie 2020 (Portaria 233/2019). Sistemul de notificări electronice din Portal das Finanças (NCEPF) a intrat în funcțiune. Dacă un rezident din afara UE nu numea un reprezentant, AT îl putea înscrie din oficiu în sistem. Acest lucru nu elimina încă obligația de a numi un reprezentant.
3. 1 ianuarie 2021. Brexitul i-a transformat pe rezidenții britanici în rezidenți ai unei țări terțe.
4. Iulie 2022 (Decretul-lege 44/2022 din 8 iulie). Actualul art. 19 alin. (15) și (16) din LGT: înscrierea la NCEPF sau ViaCTT elimină necesitatea unui reprezentant. AT a confirmat acest lucru în Ofício-Circulado 90057/2022 din 20 iulie 2022.

Termene și amenzi

Aveți la dispoziție 15 zile pentru a numi un reprezentant sau pentru a vă înscrie la notificările electronice. Cele 15 zile curg de la data care survine mai târziu dintre:

• data la care înregistrați o adresă într-o țară terță (de exemplu, când vă mutați din Portugalia sau dintr-o țară UE în Regatul Unit sau SUA), sau
• data la care începe relația dumneavoastră fiscală, cum ar fi cumpărarea proprietății.

Dacă nu numiți un reprezentant atunci când este necesar sau numiți unul care nu a acceptat în mod expres, amenda este de 75 € până la 7.500 € (RGIT art. 124). Pe lângă amendă, pierdeți dreptul de a acționa în fața AT, inclusiv prin reclamații, contestații și acțiuni în instanță (LGT art. 19 alin. (7)). Acest lucru contează cel mai mult atunci când doriți să contestați o decizie de impunere IMI sau IRS.

Amenzile sunt reduse dacă vă puneți în regulă înainte ca AT să înceapă procedurile (RGIT art. 30). Dacă AT constată că nu aveți reprezentant, vă poate înscrie din oficiu în NCEPF (Portaria 233/2019, art. 5 alin. (2)). Nu este clar că acest lucru vă protejează de amendă, așa că înscrieți-vă personal.

Cât costă și ce primiți

Notificările electronice sunt gratuite. Un reprezentant este un serviciu privat, iar prețurile variază foarte mult. Serviciile de bază, „doar gestionarea corespondenței”, sunt de regulă oferite de la sub 100 € până la câteva sute de euro pe an. Pachetele care includ și depunerea declarației IRS costă mai mult. Întrebați exact ce este inclus:

• Scanează și trimit prin e-mail fiecare scrisoare de la AT și cât de repede?
• Vă monitorizează zona din Portal și vă avertizează cu privire la termene?
• Depun declarația anuală IRS (Modelo 3 cu Anexo F) sau aceasta se plătește suplimentar?
• Cu cât timp înainte vă anunță dacă renunță la mandat?

Cu excepția cazului în care conveniți altfel, un reprezentant nu:

• vă plătește impozitele;
• emite chitanțe de chirie;
• vă înregistrează contractele de închiriere;
• se ocupă de chiriași.

Administratorii de proprietăți și răspunderea fiscală. O persoană care vă administrează proprietatea și încasează chiria în numele dumneavoastră poate fi considerată gestor de bens (administrator al bunurilor unui nerezident). Această persoană poate răspunde solidar pentru impozitele dumneavoastră portugheze legate de acest rol (LGT art. 27). Acesta este unul dintre motivele pentru care unii administratori refuză să acționeze și ca reprezentant fiscal sau percep mai mult pentru aceasta.

Cum se îmbină cu obligațiile dumneavoastră de proprietar

Indiferent dacă aveți sau nu un reprezentant, sarcinile de proprietar rămân ale dumneavoastră și le puteți îndeplini pe toate online în Portal das Finanças:

• înregistrarea fiecărui contract de închiriere la AT (Modelo 2) și plata taxei de timbru aferente;
• emiterea chitanțelor electronice de chirie, cu excepția cazului în care sunteți scutit;
• depunerea declarației anuale IRS cu Anexo F pentru veniturile din chirii, între 1 aprilie și 30 iunie a anului următor.

Le puteți face personal sau puteți autoriza un contabil sau un administrator să le facă. Numirea unui reprezentant fiscal este un pas separat și nu conferă, prin ea însăși, nimănui autoritatea de a îndeplini aceste sarcini.

Riscul real pentru un proprietar din străinătate este să rateze o notificare de la AT, cum ar fi o factură IMI sau o cerere de corectare a unei declarații. Indiferent de varianta aleasă, asigurați-vă că cineva citește notificările AT în câteva zile.

Cum numiți, înlocuiți sau revocați un reprezentant

Pentru a numi sau înlocui un reprezentant, atât dumneavoastră, cât și reprezentantul aveți nevoie de acces la Portal das Finanças. Apoi:

1. În Portal das Finanças, accesați Serviços > Dados Cadastrais > Representante > Entregar Nomeação și selectați IRS.
2. Introduceți NIF-ul reprezentantului și confirmați.
3. AT trimite prin poștă reprezentantului o scrisoare cu un cod de confirmare. Reprezentantul introduce codul în Portal pentru a accepta. Dacă nu acceptă în termen de 30 de zile, numirea expiră și trebuie să o luați de la capăt.
4. Numirea este valabilă doar după ce reprezentantul a acceptat-o.

Puteți face acest lucru și prin e-balcão, ghișeul online de asistență al Portalului (Registo de Contribuintes > Identificação > Representação Fiscal), atașând o acceptare semnată de reprezentant. Alternativ, reprezentantul o poate depune cu o procură. O procură necesită semnătură legalizată, cu excepția cazului în care este acordată unui avocat sau unui solicitador (consilier juridic). Numirea se poate face și în persoană, la orice oficiu fiscal sau Loja do Cidadão.

Orice persoană sau societate rezidentă în Portugalia poate fi reprezentantul dumneavoastră. Un cetățean străin poate fi reprezentant doar dacă deține un permis de ședere valabil și este înregistrat ca rezident la AT.

Pentru a revoca un reprezentant, înscrieți-vă mai întâi la notificările electronice și așteptați până când canalul apare ca activ. Apoi cereți AT, prin e-balcão, să înceteze reprezentarea. Dacă vă mutați într-o țară din UE/SEE, un reprezentant devine opțional și puteți înceta numirea. Dacă deveniți rezident fiscal în Portugalia, actualizați-vă adresa; schimbările de rezidență trebuie raportate în termen de 60 de zile (LGT art. 19 alin. (5)).

Dacă reprezentantul dumneavoastră renunță, trebuie să vă informeze în scris. Renunțarea produce efecte față de AT după ce acesta o notifică, iar AT are apoi 90 de zile pentru a-și actualiza evidențele. Totuși, dacă nu a fost numit un nou reprezentant, renunțarea poate produce efecte doar după ce reprezentantul a îndeplinit rolul timp de cel puțin un an (LGT art. 19 alin. (9)–(10)). Când un reprezentant vă avertizează că renunță, înscrieți-vă imediat la notificările electronice.

Listă de verificare

• Confirmați unde aveți rezidența fiscală: UE/SEE (opțional) sau în altă parte (este nevoie de un reprezentant sau de notificări electronice).
• Obțineți parola pentru Portal das Finanças înainte să aveți nevoie de ea, deoarece este trimisă prin poștă.
• În termen de 15 zile de la cumpărare sau de la mutarea în afara UE/SEE, activați notificările electronice (NCEPF) sau numiți un reprezentant.
• Confirmați-vă adresa de e-mail în Portal și activați alertele. Verificați-vă notificările cel puțin săptămânal.
• Dacă păstrați un reprezentant, conveniți în scris ce face acesta, cât de repede vă transmite scrisorile și cine vă depune Anexo F.
• Înainte de a revoca un reprezentant, asigurați-vă că notificările electronice apar ca active.
• Raportați la AT orice schimbare a țării de reședință, în termen de 15 zile dacă vă mutați într-o țară terță și în termen de 60 de zile pentru orice schimbare a statutului de rezidență fiscală.