Brauchen Sie als Vermieter im Ausland einen steuerlichen Vertreter in Portugal?

Wenn Sie in einem EU- oder EWR-Land leben, müssen Sie nie einen portugiesischen steuerlichen Vertreter bestellen. Wenn Sie anderswo leben, etwa im Vereinigten Königreich, in den USA, in der Schweiz oder in Brasilien, und eine Wohnung in Portugal besitzen, müssen Sie entweder einen Vertreter bestellen oder sich für elektronische Zustellungen der Steuerbehörde anmelden. Seit Juli 2022 ist der elektronische Weg eine vollwertige gesetzliche Alternative, und er ist kostenlos. Für die meisten Vermieter mit langfristiger Vermietung ist ein Vertreter heute eine Annehmlichkeit, für die Sie bezahlen können, aber keine gesetzliche Pflicht.

Was ein steuerlicher Vertreter ist

Ein representante fiscal (steuerlicher Vertreter) ist eine Person oder ein Unternehmen mit Adresse in Portugal, die bzw. das Sie der Steuerbehörde, der Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), benennen. Nach Angaben der AT hat der Vertreter dafür zu sorgen, dass Sie:

• die Schreiben erhalten, die die AT Ihnen sendet, da Ihre steuerliche Adresse als die Adresse des Vertreters gilt;
• Ihre steuerlichen Nebenpflichten erfüllen, einschließlich der Abgabe von Erklärungen;
• Ihre Rechte gegenüber der AT wahrnehmen können, etwa Beschwerden, Einsprüche und gerichtliche Anfechtungen.

In der Regel haftet der Vertreter nicht für Ihre Steuern. Die Ausnahme ist die Mehrwertsteuer für Nichtansässige, die ein mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen betreiben, was auf die gewöhnliche Vermietung von Wohnraum nicht zutrifft.

Rechtsgrundlage ist Artikel 19 der Lei Geral Tributária (LGT, Allgemeines Steuergesetz), für die Einkommensteuer wiederholt in Artikel 130 des IRS-Gesetzbuchs.

Wer einen Vertreter bestellen muss und wer nicht

Die Regel hängt davon ab, wo Sie leben, nicht von Ihrer Staatsangehörigkeit.

Einige Punkte, die oft für Verwirrung sorgen:

• Die Schweiz gehört weder zur EU noch zum EWR, daher werden in der Schweiz Ansässige als Drittstaatsansässige behandelt.
• Das Vereinigte Königreich wurde mit dem Ende der Brexit-Übergangsphase am 31. Dezember 2020 zum Drittstaat. Ab dem 1. Januar 2021 benötigten im Vereinigten Königreich Ansässige mit portugiesischen Steuerangelegenheiten einen Vertreter. Die AT gewährte Übergangsfristen; die letzte erlaubte es im Vereinigten Königreich Ansässigen, die Pflicht in der zweiten Jahreshälfte 2022 ohne Sanktion zu erfüllen. Inzwischen gelten die normalen Fristen.
• Portugiesische Auswanderer unterliegen derselben Regel wie ausländische Staatsangehörige, die im selben Land leben.
• Auslöser ist Immobilienbesitz. Laut AT gilt die Pflicht nur, wenn Sie eine steuerliche Beziehung zu ihr haben, und als Beispiel nennt sie den Besitz einer Immobilie in Portugal. Ein Nichtansässiger, der nur eine NIF (Steuernummer) hat und nichts besitzt, braucht keinen Vertreter. Als Vermieter sind Sie ab dem Tag des Erwerbs der Immobilie erfasst.

Die Alternative: elektronische Zustellungen

Die Pflicht zur Bestellung eines Vertreters gilt nicht, wenn Sie sich für eine der folgenden Optionen anmelden (LGT Art. 19 Abs. 15):

• NCEPF (Notificações e Citações Eletrónicas no Portal das Finanças): Mitteilungen werden in Ihren persönlichen Bereich im Portal das Finanças zugestellt. Dies ist die einfachste Option, und sie ist kostenlos (Portaria 233/2019, Art. 12).
• ViaCTT, das elektronische Postfach der Post CTT, das Sie über das Portal das Finanças aktivieren.
• Der staatliche Dienst morada única digital (einheitliche digitale Adresse). Laut dem Merkblatt der AT vom Juni 2026 ist diese Option im Portal das Finanças noch nicht verfügbar.

Zur Anmeldung loggen Sie sich im Portal das Finanças ein und gehen Sie zu A minha Área > Notificações e Citações > Gerir canais > Canais de Notificação; wählen Sie dann Portal das Finanças > Ativar (oder ViaCTT > Ativar).

Was Sie wissen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen:

• Beginn. Die Anmeldung wird am ersten Tag des nächsten Monats wirksam, wenn bis dahin noch mindestens 10 Tage verbleiben. Andernfalls wird sie am ersten Tag des darauffolgenden Monats wirksam. Wenn Sie sich zum Beispiel am 20. Januar anmelden, wird die Anmeldung am 1. Februar wirksam. Wenn Sie sich am 28. Januar anmelden, wird sie am 1. März wirksam.
• Mitteilungen gelten am 5. Tag nach ihrer Einstellung in Ihren Portalbereich als zugegangen (CPPT Art. 38-A Abs. 4), unabhängig davon, ob Sie sie geöffnet haben. Zahlungs- und Antwortfristen laufen ab diesem Datum.
• E-Mail-Benachrichtigungen werden bei Eingang einer neuen Mitteilung versendet, aber nur, wenn Ihre E-Mail-Adresse im Portal bestätigt ist und Sie die Option zum Empfang von E-Mails angekreuzt haben. Laut AT ist die Benachrichtigung nur ein Service; prüfen Sie das Portal daher regelmäßig selbst.
• Abmeldung. Wenn Sie außerhalb der EU/des EWR leben, wird eine Abmeldung von den E-Zustellungen erst wirksam, wenn Sie einen Vertreter bestellt haben (LGT Art. 19 Abs. 16).
• Eine Ausnahme, die gewöhnliche Vermieter nicht betrifft: Ein Nichtansässiger, der eine mehrwertsteuerpflichtige selbständige Tätigkeit ausübt, muss weiterhin einen für die Mehrwertsteuer registrierten Vertreter bestellen. Langfristige Wohnraummiete ist von der Mehrwertsteuer befreit (MwSt.-Gesetzbuch Art. 9 Nr. 29) und wird als Mieteinkunft besteuert, sodass diese Ausnahme normalerweise nicht auf Sie zutrifft.

Welche Regel sich wann geändert hat

Ältere Forenbeiträge behaupten noch, ein Vertreter sei für jeden Nicht-EU-Eigentümer Pflicht. Das galt vor Juli 2022.

1. August 2017 (Gesetzesdekret 93/2017). Die erste Befreiung für Personen, die sich für die morada única digital angemeldet hatten. In der Praxis war dieser Dienst für steuerliche Mitteilungen nicht verfügbar.
2. 1. Januar 2020 (Portaria 233/2019). Das E-Zustellungssystem des Portal das Finanças (NCEPF) nahm den Betrieb auf. Hat ein Nicht-EU-Ansässiger keinen Vertreter bestellt, konnte die AT ihn von sich aus dort anmelden. Die Pflicht zur Bestellung eines Vertreters entfiel damit noch nicht.
3. 1. Januar 2021. Durch den Brexit wurden im Vereinigten Königreich Ansässige zu Drittstaatsansässigen.
4. Juli 2022 (Gesetzesdekret 44/2022 vom 8. Juli). Der heutige LGT Art. 19 Abs. 15 und 16: Die Anmeldung bei NCEPF oder ViaCTT macht einen Vertreter überflüssig. Die AT bestätigte dies im Ofício-Circulado 90057/2022 vom 20. Juli 2022.

Fristen und Bußgelder

Sie haben 15 Tage, um einen Vertreter zu bestellen oder sich für E-Zustellungen anzumelden. Die 15 Tage laufen ab dem späteren der folgenden Zeitpunkte:

• dem Datum, an dem Sie eine Adresse in einem Drittstaat registrieren (zum Beispiel, wenn Sie aus Portugal oder einem EU-Land in das Vereinigte Königreich oder die USA ziehen), oder
• dem Datum, an dem Ihre steuerliche Beziehung beginnt, etwa mit dem Kauf der Immobilie.

Wenn Sie keinen Vertreter bestellen, obwohl dies erforderlich ist, oder einen bestellen, der nicht ausdrücklich zugestimmt hat, beträgt das Bußgeld 75 € bis 7.500 € (RGIT Art. 124). Zusätzlich zum Bußgeld verlieren Sie das Recht, gegenüber der AT tätig zu werden, einschließlich Beschwerden, Einsprüchen und gerichtlichen Anfechtungen (LGT Art. 19 Abs. 7). Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie einen IMI- oder IRS-Bescheid anfechten möchten.

Bußgelder werden ermäßigt, wenn Sie die Sache in Ordnung bringen, bevor die AT ein Verfahren einleitet (RGIT Art. 30). Stellt die AT fest, dass Sie keinen Vertreter haben, kann sie Sie selbst bei NCEPF anmelden (Portaria 233/2019, Art. 5 Abs. 2). Es ist nicht klar, ob Sie dies vor einem Bußgeld schützt; melden Sie sich daher selbst an.

Was es kostet und was Sie dafür bekommen

E-Zustellungen sind kostenlos. Ein Vertreter ist eine private Dienstleistung, und die Preise schwanken stark. Einfache Dienste, die „nur die Post bearbeiten“, werden häufig ab unter 100 € bis zu einigen hundert Euro im Jahr angeboten. Pakete, die auch Ihre IRS-Erklärung einreichen, kosten mehr. Fragen Sie genau nach, was enthalten ist:

• Scannen sie jedes Schreiben der AT und senden es per E-Mail, und wie schnell?
• Überwachen sie Ihren Portalbereich und warnen Sie vor Fristen?
• Reichen sie Ihre jährliche IRS-Erklärung (Modelo 3 mit Anexo F) ein, oder kostet das extra?
• Mit welcher Frist kündigen sie, bevor sie das Mandat niederlegen?

Sofern nichts anderes vereinbart ist, wird ein Vertreter nicht:

• Ihre Steuern zahlen;
• Mietquittungen ausstellen;
• Ihre Mietverträge registrieren;
• sich um Mieter kümmern.

Hausverwalter und steuerliche Haftung. Wer Ihre Immobilie verwaltet und in Ihrem Namen die Miete einzieht, kann als gestor de bens (Verwalter des Vermögens eines Nichtansässigen) behandelt werden. Diese Person kann für Ihre portugiesischen Steuern im Zusammenhang mit dieser Rolle gesamtschuldnerisch haften (LGT Art. 27). Das ist ein Grund, warum manche Verwalter es ablehnen, zusätzlich als Ihr steuerlicher Vertreter zu fungieren, oder dafür mehr verlangen.

Wie es mit Ihren Pflichten als Vermieter zusammenhängt

Ob Sie einen Vertreter haben oder nicht, die Aufgaben als Vermieter bleiben bei Ihnen, und Sie können sie alle online im Portal das Finanças erledigen:

• jeden Mietvertrag bei der AT registrieren (Modelo 2) und die Stempelsteuer darauf zahlen;
• elektronische Mietquittungen ausstellen, sofern Sie nicht befreit sind;
• Ihre jährliche IRS-Erklärung mit Anexo F für die Mieteinkünfte zwischen dem 1. April und dem 30. Juni des Folgejahres einreichen.

Sie können dies selbst tun oder einen Buchhalter oder Verwalter dazu ermächtigen. Die Bestellung eines steuerlichen Vertreters ist ein gesonderter Schritt und gibt für sich genommen niemandem die Befugnis, diese Aufgaben zu erledigen.

Das eigentliche Risiko für einen Eigentümer im Ausland besteht darin, eine Mitteilung der AT zu verpassen, etwa einen IMI-Bescheid oder eine Aufforderung zur Berichtigung einer Erklärung. Welchen Weg Sie auch wählen: Sorgen Sie dafür, dass jemand die Mitteilungen der AT innerhalb weniger Tage liest.

Wie Sie einen Vertreter bestellen, ersetzen oder abberufen

Um einen Vertreter zu bestellen oder zu ersetzen, benötigen sowohl Sie als auch der Vertreter einen Zugang zum Portal das Finanças. Dann:

1. Gehen Sie im Portal das Finanças zu Serviços > Dados Cadastrais > Representante > Entregar Nomeação und wählen Sie IRS.
2. Geben Sie die NIF des Vertreters ein und bestätigen Sie.
3. Die AT schickt dem Vertreter per Post einen Brief mit einem Bestätigungscode. Der Vertreter gibt den Code im Portal ein, um zuzustimmen. Stimmt er nicht innerhalb von 30 Tagen zu, verfällt die Bestellung, und Sie müssen von vorn beginnen.
4. Die Bestellung ist erst gültig, wenn der Vertreter zugestimmt hat.

Sie können dies auch über e-balcão, den Online-Helpdesk des Portals (Registo de Contribuintes > Identificação > Representação Fiscal), erledigen, indem Sie eine unterschriebene Zustimmungserklärung des Vertreters beifügen. Alternativ kann der Vertreter die Bestellung mit einer Vollmacht einreichen. Eine Vollmacht erfordert eine beglaubigte Unterschrift, es sei denn, sie wird einem Rechtsanwalt oder solicitador (Rechtsbeistand) erteilt. Die Bestellung kann auch persönlich in jedem Finanzamt oder in einer Loja do Cidadão erfolgen.

Jede in Portugal ansässige Person oder jedes dort ansässige Unternehmen kann Ihr Vertreter sein. Ein ausländischer Staatsangehöriger kann dies nur, wenn er eine gültige Aufenthaltserlaubnis besitzt und bei der AT als Ansässiger registriert ist.

Um einen Vertreter abzuberufen, melden Sie sich zunächst für E-Zustellungen an und warten Sie, bis der Kanal als aktiv angezeigt wird. Bitten Sie dann die AT über e-balcão, die Vertretung zu beenden. Wenn Sie in ein EU-/EWR-Land ziehen, wird ein Vertreter freiwillig, und Sie können die Bestellung beenden. Wenn Sie in Portugal steuerlich ansässig werden, aktualisieren Sie Ihre Adresse; Änderungen des Wohnsitzes sind innerhalb von 60 Tagen zu melden (LGT Art. 19 Abs. 5).

Wenn Ihr Vertreter das Mandat niederlegt, muss er Sie schriftlich informieren. Die Niederlegung wird gegenüber der AT wirksam, sobald er sie ihr mitteilt, und die AT hat dann 90 Tage Zeit, ihre Daten zu aktualisieren. Sofern jedoch kein neuer Vertreter benannt wurde, kann die Niederlegung erst wirksam werden, wenn der Vertreter die Rolle mindestens ein Jahr lang innehatte (LGT Art. 19 Abs. 9–10). Wenn ein Vertreter Ihnen ankündigt, das Mandat niederzulegen, melden Sie sich sofort für E-Zustellungen an.

Checkliste

• Klären Sie, wo Sie steuerlich ansässig sind: EU/EWR (freiwillig) oder anderswo (Vertreter oder E-Zustellungen erforderlich).
• Besorgen Sie sich Ihr Passwort für das Portal das Finanças, bevor Sie es brauchen, da es per Post verschickt wird.
• Aktivieren Sie innerhalb von 15 Tagen nach dem Kauf oder nach dem Umzug außerhalb der EU/des EWR die E-Zustellungen (NCEPF) oder bestellen Sie einen Vertreter.
• Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse im Portal und aktivieren Sie Benachrichtigungen. Prüfen Sie Ihre Mitteilungen mindestens wöchentlich.
• Wenn Sie einen Vertreter behalten, vereinbaren Sie schriftlich, was er tut, wie schnell er Schreiben weiterleitet und wer Ihre Anexo F einreicht.
• Stellen Sie vor der Abberufung eines Vertreters sicher, dass die E-Zustellungen als aktiv angezeigt werden.
• Melden Sie der AT jeden Wechsel des Wohnsitzlandes, innerhalb von 15 Tagen bei einem Umzug in einen Drittstaat und innerhalb von 60 Tagen bei jeder Änderung des steuerlichen Ansässigkeitsstatus.