Hebt u als verhuurder in het buitenland een fiscaal vertegenwoordiger in Portugal nodig?

Als u in een land van de EU of de EER woont, hoeft u nooit een Portugese fiscaal vertegenwoordiger aan te stellen. Woont u ergens anders, bijvoorbeeld in het VK, de VS, Zwitserland of Brazilië, en bezit u een woning in Portugal, dan moet u er een aanstellen of u aanmelden voor elektronische kennisgevingen van de belastingdienst. Sinds juli 2022 is de elektronische route een volwaardig wettelijk alternatief, en ze is gratis. Voor de meeste verhuurders die langdurig verhuren, is een vertegenwoordiger nu een gemak waarvoor u kunt kiezen te betalen, geen wettelijke verplichting.

Wat een fiscaal vertegenwoordiger is

Een representante fiscal (fiscaal vertegenwoordiger) is een persoon of bedrijf met een adres in Portugal die u aanwijst bij de belastingdienst, de Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Volgens de AT zorgt de vertegenwoordiger ervoor dat u:

• de brieven ontvangt die de AT u stuurt, omdat uw fiscaal adres wordt behandeld als het adres van de vertegenwoordiger;
• voldoet aan uw bijkomende fiscale verplichtingen, waaronder het indienen van aangiften;
• uw rechten tegenover de AT kunt uitoefenen, zoals klachten, bezwaren en beroep bij de rechter.

In de regel is de vertegenwoordiger niet aansprakelijk voor uw belastingen. De uitzondering is btw voor niet-ingezetenen met een btw-plichtige onderneming, wat niet geldt voor gewone woningverhuur.

De wettelijke grondslag is artikel 19 van de Lei Geral Tributária (LGT, Algemene Belastingwet), voor de inkomstenbelasting herhaald in artikel 130 van het IRS-wetboek.

Wie er een moet aanstellen, en wie niet

De regel hangt af van waar u woont, niet van uw nationaliteit.

Enkele punten die vaak tot verwarring leiden:

• Zwitserland maakt geen deel uit van de EU of de EER, dus inwoners van Zwitserland worden behandeld als inwoners van een derde land.
• Het VK werd een derde land toen de Brexit-overgangsperiode op 31 december 2020 eindigde. Vanaf 1 januari 2021 hadden inwoners van het VK met Portugese belastingzaken een vertegenwoordiger nodig. De AT stond overgangsperioden toe, en de laatste daarvan liet inwoners van het VK in de tweede helft van 2022 zonder boete aan de regels voldoen. Nu gelden de normale termijnen.
• Portugese emigranten volgen dezelfde regel als buitenlanders die in hetzelfde land wonen.
• Het bezit van onroerend goed is de aanleiding. De AT stelt dat de verplichting alleen geldt wanneer u een fiscale relatie met haar hebt, en noemt het bezit van een woning in Portugal als voorbeeld. Een niet-ingezetene die alleen een NIF (fiscaal nummer) heeft en niets bezit, heeft geen vertegenwoordiger nodig. Als verhuurder valt u er vanaf de dag dat u de woning verwerft onder.

Het alternatief: elektronische kennisgevingen

De verplichting om een vertegenwoordiger aan te stellen geldt niet als u zich voor een van de volgende diensten aanmeldt (LGT art. 19(15)):

• NCEPF (Notificações e Citações Eletrónicas no Portal das Finanças): kennisgevingen worden in uw persoonlijke omgeving op het Portal das Finanças afgeleverd. Dit is de eenvoudigste optie, en ze is gratis (Portaria 233/2019, art. 12).
• ViaCTT, de elektronische postbus van de postdienst CTT, die u via het Portal das Finanças activeert.
• De overheidsdienst morada única digital (enkelvoudig digitaal adres). Volgens de folder van de AT van juni 2026 is deze optie nog niet beschikbaar op het Portal das Finanças.

Om u aan te melden, logt u in op het Portal das Finanças en gaat u naar A minha Área > Notificações e Citações > Gerir canais > Canais de Notificação, en kiest u vervolgens Portal das Finanças > Ativar (of ViaCTT > Ativar).

Wat u moet weten voordat u erop vertrouwt:

• Ingangsdatum. De aanmelding gaat in op de eerste dag van de volgende maand als er tot dan nog minstens 10 dagen resten. Anders gaat ze in op de eerste dag van de maand daarna. Als u zich bijvoorbeeld op 20 januari aanmeldt, gaat de aanmelding in op 1 februari. Als u zich op 28 januari aanmeldt, gaat ze in op 1 maart.
• Kennisgevingen gelden als ontvangen op de 5e dag nadat ze in uw omgeving op het portaal zijn geplaatst (CPPT art. 38-A(4)), of u ze nu hebt geopend of niet. Termijnen om te betalen of te reageren lopen vanaf die datum.
• E-mailmeldingen worden verstuurd wanneer er een nieuwe kennisgeving binnenkomt, maar alleen als uw e-mailadres in het portaal is bevestigd en u de optie voor het ontvangen van e-mails hebt aangevinkt. De AT stelt dat de melding slechts een service is, dus controleer het portaal zelf regelmatig.
• Het systeem verlaten. Als u buiten de EU/EER woont, gaat het opzeggen van e-kennisgevingen pas in zodra u een vertegenwoordiger hebt aangesteld (LGT art. 19(16)).
• Eén uitzondering die gewone verhuurders niet raakt: een niet-ingezetene die een btw-plichtige zelfstandige activiteit uitoefent, moet nog steeds een btw-geregistreerde vertegenwoordiger aanstellen. Langdurige woninghuur is vrijgesteld van btw (btw-wetboek art. 9(29)) en wordt belast als huurinkomsten, dus deze uitzondering is normaal niet op u van toepassing.

Welke regel wanneer veranderde

Oudere forumdiscussies zeggen nog steeds dat een vertegenwoordiger verplicht is voor elke eigenaar van buiten de EU. Dat was waar vóór juli 2022.

1. Augustus 2017 (Decreto-Lei 93/2017). De eerste vrijstelling, voor mensen die zich aanmeldden voor de morada única digital. In de praktijk was die dienst niet beschikbaar voor fiscale kennisgevingen.
2. 1 januari 2020 (Portaria 233/2019). Het systeem van e-kennisgevingen van het Portal das Finanças (NCEPF) trad in werking. Als een inwoner van buiten de EU naliet een vertegenwoordiger aan te stellen, kon de AT hem of haar ambtshalve daarin registreren. Het hief de verplichting om er een aan te stellen nog niet op.
3. 1 januari 2021. Door de Brexit werden inwoners van het VK inwoners van een derde land.
4. Juli 2022 (Decreto-Lei 44/2022 van 8 juli). Het huidige LGT art. 19(15) en (16): aanmelding voor NCEPF of ViaCTT neemt de noodzaak van een vertegenwoordiger weg. De AT bevestigde dit in Ofício-Circulado 90057/2022 van 20 juli 2022.

Termijnen en boetes

U hebt 15 dagen om een vertegenwoordiger aan te stellen of u aan te melden voor e-kennisgevingen. De 15 dagen lopen vanaf het laatste van de volgende momenten:

• de datum waarop u een adres in een derde land registreert (bijvoorbeeld wanneer u vanuit Portugal of vanuit een EU-land naar het VK of de VS verhuist), of
• de datum waarop uw fiscale relatie begint, zoals de aankoop van de woning.

Als u nalaat een vertegenwoordiger aan te stellen wanneer dat verplicht is, of er een aanstelt die niet uitdrukkelijk heeft aanvaard, bedraagt de boete € 75 tot € 7.500 (RGIT art. 124). Naast de boete verliest u het recht om tegenover de AT op te treden, waaronder klachten, bezwaren en beroep bij de rechter (LGT art. 19(7)). Dat telt vooral wanneer u een IMI- of IRS-aanslag wilt betwisten.

Boetes worden verlaagd als u de zaak rechtzet voordat de AT een procedure start (RGIT art. 30). Als de AT ontdekt dat u geen vertegenwoordiger hebt, kan ze u zelf in NCEPF registreren (Portaria 233/2019, art. 5(2)). Het is niet duidelijk of dat u tegen een boete beschermt, dus meld u zelf aan.

Wat het kost en wat u krijgt

E-kennisgevingen zijn gratis. Een vertegenwoordiger is een particuliere dienst, en de prijzen lopen sterk uiteen. Eenvoudige diensten die "alleen de post verwerken" worden doorgaans aangeboden vanaf minder dan € 100 tot een paar honderd euro per jaar. Pakketten die ook uw IRS-aangifte indienen, kosten meer. Vraag precies wat inbegrepen is:

• Scannen en mailen ze elke brief van de AT, en hoe snel?
• Houden ze uw omgeving op het portaal in de gaten en waarschuwen ze u voor termijnen?
• Dienen ze uw jaarlijkse IRS-aangifte in (Modelo 3 met Anexo F), of is dat extra?
• Hoeveel opzegtermijn hanteren ze voordat ze ontslag nemen?

Tenzij u anders overeenkomt, doet een vertegenwoordiger het volgende niet:

• uw belastingen betalen;
• huurkwitanties uitgeven;
• uw huurcontracten registreren;
• contact met huurders onderhouden.

Beheerders en fiscale aansprakelijkheid. Iemand die uw woning beheert en namens u huur int, kan worden beschouwd als gestor de bens (beheerder van het vermogen van een niet-ingezetene). Die persoon kan hoofdelijk aansprakelijk zijn voor uw Portugese belastingen die met die rol samenhangen (LGT art. 27). Dat is een van de redenen waarom sommige beheerders weigeren ook als uw fiscaal vertegenwoordiger op te treden, of daarvoor meer rekenen.

Hoe het samenhangt met uw verplichtingen als verhuurder

Of u nu een vertegenwoordiger hebt of niet, de taken van de verhuurder blijven de uwe, en u kunt ze allemaal online uitvoeren in het Portal das Finanças:

• elk huurcontract bij de AT registreren (Modelo 2) en het zegelrecht daarover betalen;
• elektronische huurkwitanties uitgeven, tenzij u bent vrijgesteld;
• uw jaarlijkse IRS-aangifte met Anexo F voor de huurinkomsten indienen, tussen 1 april en 30 juni van het volgende jaar.

U kunt deze taken zelf uitvoeren, of een boekhouder of beheerder machtigen om ze uit te voeren. Het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger is een afzonderlijke stap en geeft op zichzelf niemand de bevoegdheid om deze taken uit te voeren.

Het werkelijke risico voor een eigenaar in het buitenland is dat hij of zij een kennisgeving van de AT mist, zoals een IMI-aanslag of een verzoek om een aangifte te corrigeren. Welke route u ook kiest, zorg ervoor dat iemand kennisgevingen van de AT binnen enkele dagen leest.

Hoe u een vertegenwoordiger aanstelt, vervangt of ontslaat

Om er een aan te stellen of te vervangen, hebben zowel u als de vertegenwoordiger toegang tot het Portal das Finanças nodig. Vervolgens:

1. Ga in het Portal das Finanças naar Serviços > Dados Cadastrais > Representante > Entregar Nomeação en selecteer IRS.
2. Voer het NIF van de vertegenwoordiger in en bevestig.
3. De AT stuurt de vertegenwoordiger per post een brief met een bevestigingscode. De vertegenwoordiger voert de code in het portaal in om te aanvaarden. Als hij of zij niet binnen 30 dagen aanvaardt, vervalt de aanstelling en moet u opnieuw beginnen.
4. De aanstelling is pas geldig zodra de vertegenwoordiger heeft aanvaard.

U kunt dit ook doen via e-balcão, de online helpdesk van het portaal (Registo de Contribuintes > Identificação > Representação Fiscal), door een ondertekende aanvaarding van de vertegenwoordiger bij te voegen. De vertegenwoordiger kan het ook zelf indienen met een volmacht. Een volmacht vereist een gelegaliseerde handtekening, tenzij ze aan een advocaat of solicitador (juridisch gemachtigde) wordt gegeven. De aanstelling kan ook persoonlijk worden gedaan bij elk belastingkantoor of elke Loja do Cidadão.

Elke persoon of elk bedrijf dat in Portugal is gevestigd, kan als uw vertegenwoordiger optreden. Een buitenlander kan alleen optreden als hij of zij een geldige verblijfsvergunning heeft en bij de AT als ingezetene is geregistreerd.

Om er een te ontslaan, meldt u zich eerst aan voor e-kennisgevingen en wacht u tot het kanaal als actief wordt weergegeven. Vraag de AT vervolgens via e-balcão de vertegenwoordiging te beëindigen. Als u naar een EU-/EER-land verhuist, wordt een vertegenwoordiger optioneel en kunt u de aanstelling beëindigen. Als u fiscaal inwoner van Portugal wordt, werk dan uw adres bij; wijzigingen van woonplaats moeten binnen 60 dagen worden gemeld (LGT art. 19(5)).

Als uw vertegenwoordiger ontslag neemt, moet hij of zij u dat schriftelijk laten weten. Het ontslag gaat bij de AT in zodra de vertegenwoordiger het meldt, en de AT heeft vervolgens 90 dagen om haar gegevens bij te werken. Tenzij er een nieuwe vertegenwoordiger is aangewezen, kan het ontslag echter pas ingaan nadat de vertegenwoordiger de functie minstens één jaar heeft vervuld (LGT art. 19(9)–(10)). Wanneer een vertegenwoordiger u waarschuwt dat hij of zij ontslag neemt, meld u dan direct aan voor e-kennisgevingen.

Checklist

• Stel vast waar u fiscaal inwoner bent: EU/EER (optioneel) of elders (vertegenwoordiger of e-kennisgevingen nodig).
• Vraag uw wachtwoord voor het Portal das Finanças aan voordat u het nodig hebt, omdat het per post wordt verstuurd.
• Activeer binnen 15 dagen na de aankoop of na uw verhuizing naar buiten de EU/EER e-kennisgevingen (NCEPF) of stel een vertegenwoordiger aan.
• Bevestig uw e-mailadres in het portaal en schakel meldingen in. Controleer uw kennisgevingen minstens wekelijks.
• Als u een vertegenwoordiger houdt, leg dan schriftelijk vast wat hij of zij doet, hoe snel brieven worden doorgestuurd en wie uw Anexo F indient.
• Zorg er vóór het ontslaan van een vertegenwoordiger voor dat e-kennisgevingen als actief worden weergegeven.
• Meld elke wijziging van uw woonland bij de AT, binnen 15 dagen als u naar een derde land verhuist en binnen 60 dagen bij elke wijziging van uw fiscale woonplaatsstatus.