Avez-vous besoin d’un représentant fiscal au Portugal si vous louez depuis l’étranger ?

Si vous vivez dans un pays de l’UE ou de l’EEE, vous n’avez jamais à désigner de représentant fiscal portugais. Si vous vivez ailleurs, y compris au Royaume-Uni, aux États-Unis, en Suisse ou au Brésil, et que vous possédez un logement au Portugal, vous devez soit en désigner un, soit vous inscrire aux notifications électroniques de l’administration fiscale. Depuis juillet 2022, la voie électronique constitue une alternative légale à part entière, et elle est gratuite. Pour la plupart des bailleurs qui louent en longue durée, un représentant est désormais un service de confort que vous pouvez choisir de payer, et non une obligation légale.

Ce qu’est un représentant fiscal

Un representante fiscal (représentant fiscal) est une personne ou une société ayant une adresse au Portugal, que vous désignez auprès de l’administration fiscale, l’Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Selon l’AT, le rôle du représentant est de veiller à ce que vous :

• receviez les courriers que l’AT vous adresse, votre adresse fiscale étant considérée comme celle du représentant ;
• respectiez vos obligations fiscales accessoires, y compris le dépôt des déclarations ;
• puissiez exercer vos droits auprès de l’AT, tels que les réclamations, les recours et les contestations en justice.

En règle générale, le représentant n’est pas redevable de vos impôts. L’exception concerne la TVA des non-résidents exerçant une activité assujettie à la TVA, ce qui ne s’applique pas à la location résidentielle ordinaire.

Le fondement juridique est l’article 19 de la Lei Geral Tributária (LGT, loi générale fiscale), repris pour l’impôt sur le revenu à l’article 130 du Code de l’IRS.

Qui doit en désigner un, et qui n’y est pas tenu

La règle dépend de votre lieu de résidence, et non de votre nationalité.

Quelques points qui prêtent souvent à confusion :

• La Suisse ne fait partie ni de l’UE ni de l’EEE ; les résidents suisses sont donc traités comme des résidents de pays tiers.
• Le Royaume-Uni est devenu un pays tiers à la fin de la période de transition du Brexit, le 31 décembre 2020. À compter du 1er janvier 2021, les résidents britanniques ayant des obligations fiscales portugaises devaient disposer d’un représentant. L’AT a accordé des délais de grâce, le dernier permettant aux résidents britanniques de se mettre en conformité sans pénalité au cours du second semestre 2022. Les délais normaux s’appliquent désormais.
• Les émigrés portugais suivent la même règle que les ressortissants étrangers vivant dans le même pays.
• C’est la propriété d’un bien qui déclenche l’obligation. L’AT indique que l’obligation ne s’applique que lorsque vous avez une relation fiscale avec elle, et cite comme exemple la propriété d’un bien au Portugal. Un non-résident qui détient seulement un NIF (numéro fiscal) et ne possède rien n’a pas besoin de représentant. En tant que bailleur, vous êtes concerné dès le jour où vous acquérez le bien.

L’alternative : les notifications électroniques

L’obligation de désigner un représentant ne s’applique pas si vous vous inscrivez à l’un des services suivants (LGT art. 19(15)) :

• NCEPF (Notificações e Citações Eletrónicas no Portal das Finanças) : les avis sont déposés dans votre espace personnel du Portal das Finanças. C’est l’option la plus simple, et elle est gratuite (Portaria 233/2019, art. 12).
• ViaCTT, la boîte aux lettres électronique gérée par la poste CTT, que vous activez via le Portal das Finanças.
• Le service public de morada única digital (adresse numérique unique). La notice de l’AT de juin 2026 indique que cette option n’est pas encore disponible sur le Portal das Finanças.

Pour vous inscrire, connectez-vous au Portal das Finanças et allez dans A minha Área > Notificações e Citações > Gerir canais > Canais de Notificação, puis choisissez Portal das Finanças > Ativar (ou ViaCTT > Ativar).

Ce que vous devez savoir avant de vous y fier :

• Date de prise d’effet. L’inscription prend effet le premier jour du mois suivant s’il reste au moins 10 jours d’ici là. Sinon, elle prend effet le premier jour du mois d’après. Par exemple, si vous vous inscrivez le 20 janvier, elle prend effet le 1er février. Si vous vous inscrivez le 28 janvier, elle prend effet le 1er mars.
• Les avis sont réputés reçus le 5e jour suivant leur dépôt dans votre espace du portail (CPPT art. 38-A(4)), que vous les ayez ouverts ou non. Les délais de paiement ou de réponse courent à partir de cette date.
• Des alertes par e-mail sont envoyées à l’arrivée d’un nouvel avis, mais uniquement si votre adresse e-mail est confirmée sur le portail et que vous avez coché l’option de réception des e-mails. L’AT précise que l’alerte n’est qu’une courtoisie ; consultez donc vous-même régulièrement le portail.
• Quitter le système. Si vous vivez hors de l’UE/EEE, la résiliation des notifications électroniques ne prend effet qu’une fois un représentant désigné (LGT art. 19(16)).
• Une exception qui ne concerne pas les bailleurs ordinaires : un non-résident exerçant une activité indépendante soumise à la TVA doit toujours désigner un représentant immatriculé à la TVA. Les loyers résidentiels de longue durée sont exonérés de TVA (Code de la TVA art. 9(29)) et imposés en tant que revenus locatifs ; cette exception ne vous concerne donc normalement pas.

Quelle règle a changé, et quand

D’anciennes discussions de forums affirment encore qu’un représentant est obligatoire pour tout propriétaire hors UE. C’était vrai avant juillet 2022.

1. Août 2017 (décret-loi 93/2017). Première dispense, pour les personnes inscrites à la morada única digital. En pratique, ce service n’était pas disponible pour les avis fiscaux.
2. 1er janvier 2020 (Portaria 233/2019). Le système de notifications électroniques du Portal das Finanças (NCEPF) est entré en service. Si un résident hors UE ne désignait pas de représentant, l’AT pouvait l’y inscrire d’office. Cela ne supprimait pas encore l’obligation d’en désigner un.
3. 1er janvier 2021. Le Brexit a fait des résidents britanniques des résidents de pays tiers.
4. Juillet 2022 (décret-loi 44/2022 du 8 juillet). Les actuels paragraphes (15) et (16) de l’art. 19 de la LGT : l’inscription au NCEPF ou à ViaCTT supprime la nécessité d’un représentant. L’AT l’a confirmé dans l’Ofício-Circulado 90057/2022 du 20 juillet 2022.

Délais et amendes

Vous disposez de 15 jours pour désigner un représentant ou vous inscrire aux notifications électroniques. Ces 15 jours courent à compter de la plus tardive des dates suivantes :

• la date à laquelle vous enregistrez une adresse dans un pays tiers (par exemple lorsque vous quittez le Portugal ou un pays de l’UE pour le Royaume-Uni ou les États-Unis), ou
• la date à laquelle commence votre relation fiscale, comme l’achat du bien.

Si vous ne désignez pas de représentant alors qu’il est requis, ou si vous en désignez un qui n’a pas expressément accepté, l’amende va de 75 € à 7 500 € (RGIT art. 124). En plus de l’amende, vous perdez le droit d’agir auprès de l’AT, y compris par voie de réclamation, de recours ou de contestation en justice (LGT art. 19(7)). Cela compte surtout lorsque vous souhaitez contester un avis d’imposition à l’IMI ou à l’IRS.

Les amendes sont réduites si vous régularisez la situation avant que l’AT n’engage une procédure (RGIT art. 30). Si l’AT constate que vous n’avez pas de représentant, elle peut vous inscrire elle-même au NCEPF (Portaria 233/2019, art. 5(2)). Il n’est pas certain que cela vous protège d’une amende ; inscrivez-vous donc vous-même.

Ce que cela coûte et ce que vous obtenez

Les notifications électroniques sont gratuites. Un représentant est un service privé, et les tarifs varient fortement. Les services de base, limités à la gestion du courrier, sont couramment proposés de moins de 100 € à quelques centaines d’euros par an. Les formules qui incluent aussi le dépôt de votre déclaration d’IRS coûtent davantage. Demandez précisément ce qui est inclus :

• Numérisent-ils et vous transmettent-ils par e-mail chaque courrier de l’AT, et dans quels délais ?
• Surveillent-ils votre espace du portail et vous avertissent-ils des échéances ?
• Déposent-ils votre déclaration annuelle d’IRS (Modelo 3 avec Anexo F), ou est-ce en supplément ?
• Quel préavis donnent-ils avant de renoncer à leur mandat ?

Sauf accord contraire, un représentant :

• ne paie pas vos impôts ;
• n’émet pas les quittances de loyer ;
• n’enregistre pas vos baux ;
• ne traite pas avec les locataires.

Gestionnaires de biens et responsabilité fiscale. Une personne qui gère votre bien et encaisse les loyers pour votre compte peut être considérée comme gestor de bens (gestionnaire des biens d’un non-résident). Elle peut alors être solidairement responsable de vos impôts portugais liés à cette fonction (LGT art. 27). C’est l’une des raisons pour lesquelles certains gestionnaires refusent d’être également votre représentant fiscal, ou facturent davantage pour le faire.

L’articulation avec vos obligations de bailleur

Que vous ayez ou non un représentant, les tâches de bailleur restent les vôtres, et vous pouvez toutes les accomplir en ligne sur le Portal das Finanças :

• déclarer chaque bail à l’AT (Modelo 2) et payer le droit de timbre correspondant ;
• émettre les quittances de loyer électroniques, sauf si vous en êtes dispensé ;
• déposer votre déclaration annuelle d’IRS avec l’Anexo F pour les revenus locatifs, entre le 1er avril et le 30 juin de l’année suivante.

Vous pouvez vous en charger vous-même, ou autoriser un comptable ou un gestionnaire à le faire. La désignation d’un représentant fiscal est une démarche distincte et ne confère pas, à elle seule, à quiconque le pouvoir d’accomplir ces tâches.

Le véritable risque pour un propriétaire à l’étranger est de manquer un avis de l’AT, comme un avis d’IMI ou une demande de rectification d’une déclaration. Quelle que soit la voie choisie, assurez-vous que quelqu’un lise les avis de l’AT dans les jours qui suivent leur arrivée.

Comment désigner, remplacer ou révoquer un représentant

Pour en désigner ou en remplacer un, vous et le représentant devez tous deux disposer d’un accès au Portal das Finanças. Ensuite :

1. Sur le Portal das Finanças, allez dans Serviços > Dados Cadastrais > Representante > Entregar Nomeação et sélectionnez IRS.
2. Saisissez le NIF du représentant et confirmez.
3. L’AT envoie par courrier au représentant une lettre contenant un code de confirmation. Le représentant saisit ce code sur le portail pour accepter. S’il n’accepte pas dans un délai de 30 jours, la désignation devient caduque et vous devez recommencer.
4. La désignation n’est valable qu’une fois acceptée par le représentant.

Vous pouvez également procéder via e-balcão, le guichet d’assistance en ligne du portail (Registo de Contribuintes > Identificação > Representação Fiscal), en joignant une acceptation signée du représentant. Le représentant peut aussi effectuer la démarche lui-même au moyen d’une procuration. Une procuration nécessite une signature certifiée, sauf si elle est donnée à un avocat ou à un solicitador (mandataire juridique). La désignation peut aussi se faire en personne dans n’importe quel bureau des impôts ou Loja do Cidadão.

Toute personne ou société résidant au Portugal peut être votre représentant. Un ressortissant étranger ne peut l’être que s’il détient un titre de séjour valide et est enregistré comme résident auprès de l’AT.

Pour en révoquer un, inscrivez-vous d’abord aux notifications électroniques et attendez que le canal apparaisse comme actif. Demandez ensuite à l’AT, via e-balcão, de mettre fin à la représentation. Si vous vous installez dans un pays de l’UE/EEE, le représentant devient facultatif et vous pouvez mettre fin à sa désignation. Si vous devenez résident fiscal au Portugal, mettez à jour votre adresse ; les changements de résidence doivent être déclarés dans un délai de 60 jours (LGT art. 19(5)).

Si votre représentant renonce à son mandat, il doit vous en informer par écrit. La renonciation prend effet auprès de l’AT dès qu’il l’en informe, et l’AT dispose alors de 90 jours pour mettre à jour ses fichiers. Toutefois, à moins qu’un nouveau représentant ait été désigné, la renonciation ne peut prendre effet qu’après que le représentant a exercé ses fonctions pendant au moins un an (LGT art. 19(9)–(10)). Lorsqu’un représentant vous annonce qu’il renonce à son mandat, inscrivez-vous immédiatement aux notifications électroniques.

Liste de contrôle

• Vérifiez où se trouve votre résidence fiscale : UE/EEE (facultatif) ou ailleurs (représentant ou notifications électroniques nécessaires).
• Obtenez votre mot de passe du Portal das Finanças avant d’en avoir besoin, car il est envoyé par courrier.
• Dans les 15 jours suivant l’achat ou votre installation hors de l’UE/EEE, activez les notifications électroniques (NCEPF) ou désignez un représentant.
• Confirmez votre e-mail sur le portail et activez les alertes. Consultez vos avis au moins une fois par semaine.
• Si vous conservez un représentant, convenez par écrit de ses missions, du délai de transmission des courriers et de la personne qui dépose votre Anexo F.
• Avant de révoquer un représentant, assurez-vous que les notifications électroniques apparaissent comme actives.
• Déclarez à l’AT tout changement de pays de résidence, dans les 15 jours si vous vous installez dans un pays tiers et dans les 60 jours pour tout changement de statut de résidence fiscale.