Wynajem portugalskiego mieszkania z zagranicy krok po kroku

Portugalskie mieszkanie można wynajmować długoterminowo z zagranicy, a niemal każdy krok da się załatwić online, gdy tylko mają Państwo dostęp do Portal das Finanças. Kolejność ma znaczenie: najpierw proszę uporządkować dostęp do systemu podatkowego, następnie dokumenty mieszkania, a potem pisemną umowę. Po wprowadzeniu się najemcy rejestrują Państwo umowę i płacą opłatę skarbową do końca następnego miesiąca, wystawiają elektroniczne pokwitowanie przy każdej płatności czynszu i co roku wiosną wykazują dochód.

Krok 1: numer podatkowy i działający dostęp do portalu

Wszystko odbywa się za pośrednictwem organu podatkowego (Autoridade Tributária, AT) i Portal das Finanças. Przed opublikowaniem ogłoszenia proszę sprawdzić, czy mają Państwo:

• NIF (número de identificação fiscal, numer podatkowy). Otrzymali go Państwo przy zakupie mieszkania; proszę sprawdzić, czy adresem podatkowym jest Państwa obecny adres za granicą. Jeżeli przeprowadzili się Państwo za granicę po zakupie, muszą Państwo zgłosić AT zmianę miejsca zamieszkania w ciągu 60 dni (Lei Geral Tributária, art. 19 ust. 5).
• Hasło do portalu. Wnioskuje się o nie online, a jest wysyłane pocztą na zarejestrowany adres podatkowy; nie można go otrzymać e-mailem, dlatego warto złożyć wniosek wcześnie.
• Albo Chave Móvel Digital (CMD). Jest to państwowy login cyfrowy powiązany z telefonem komórkowym. Cudzoziemcy mogą go aktywować za pomocą paszportu i NIF, ale bez portugalskiej karty obywatela trzeba to zrobić osobiście, w punkcie obsługi w Portugalii lub w niektórych konsulatach portugalskich.

Przedstawiciel podatkowy lub powiadomienia elektroniczne

Jako osoba mieszkająca poza Portugalią muszą Państwo co do zasady ustanowić przedstawiciela podatkowego (representante fiscal) mieszkającego w Portugalii (art. 19 ust. 6 LGT). Istnieją dwa wyjścia:

• Jeżeli mieszkają Państwo w UE lub EOG, ustanowienie przedstawiciela jest opcjonalne.
• Jeżeli mieszkają Państwo gdzie indziej (na przykład w Wielkiej Brytanii, USA lub Brazylii), można tego uniknąć, zapisując się na powiadomienia elektroniczne na Portal das Finanças (art. 19 ust. 14–15 LGT). Pisma z AT trafiają wtedy do Państwa skrzynki w portalu, dlatego proszę regularnie ją sprawdzać. Szczegółowo omawia to nasz poradnik o przedstawicielach podatkowych.

Krok 2: dokumenty potrzebne dla mieszkania

Świadectwo energetyczne jest obowiązkowe, zanim wystawią Państwo mieszkanie na rynek najmu. Ogłoszenia muszą podawać klasę energetyczną, a najemca otrzymuje kopię świadectwa. Świadectwo dla budynku mieszkalnego jest ważne 10 lat. Grzywny dla osób fizycznych wynoszą od 250 € do 3740 € (Decreto-Lei 101-D/2020, art. 18, 23 i 35).

Pozwolenie na użytkowanie nadal ma znaczenie przy najmie. Reforma Simplex z 2024 r. (DL 10/2024) zniosła wymóg przedstawiania pozwolenia przy akcie sprzedaży, ale nie zmieniła zasad najmu. Mieszkanie można wynajmować na cele mieszkaniowe tylko wtedy, gdy pozwolenie na użytkowanie potwierdza, że nadaje się ono do tego celu. Wyjątkiem jest budynek wzniesiony przed wejściem w życie przepisów budowlanych z 1951 r.; w takim przypadku dołącza się urzędowy dokument potwierdzający datę budowy (DL 160/2006, art. 5). Jeżeli brak pozwolenia wynika z Państwa winy:

• grozi Państwu grzywna gminna w wysokości co najmniej rocznego czynszu;
• najemca może rozwiązać umowę i żądać odszkodowania.

Krok 3: ubezpieczenie, wspólnota i media

• Ubezpieczenie. W budynku podzielonym na lokale stanowiące odrębną własność (propriedade horizontal) obowiązkowe jest ubezpieczenie od pożaru obejmujące Państwa mieszkanie i części wspólne (Código Civil, art. 1429). Proszę sprawdzić, czy polisa dopuszcza wynajem; ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i od niepłacenia czynszu jest opcjonalne.
• Wspólnota. Nadal odpowiadają Państwo wobec wspólnoty właścicieli. O ile umowa nie stanowi inaczej, opłaty na rzecz wspólnoty za części wspólne obciążają wynajmującego (Código Civil, art. 1078 ust. 3). Proszę przekazać zarządcy swoje dane kontaktowe za granicą.
• Media. O ile nie uzgodniono inaczej, najemca płaci za prąd, wodę, gaz i internet, a umowy powinny być zawarte na nazwisko osoby płacącej (art. 1078 ust. 2 i 4). Najprościej: najemca przejmuje umowy przy wprowadzeniu się, na podstawie stanów liczników zapisanych w Państwa protokole.

Krok 4: umowa w formie pisemnej

Umowa najmu lokalu mieszkalnego musi mieć formę pisemną (Código Civil, art. 1069). Umowa musi zawierać (DL 160/2006, art. 2):

1. Imiona i nazwiska, numery dokumentów tożsamości i NIF obu stron (oraz, w stosownych przypadkach, miejsce i datę urodzenia oraz stan cywilny).
2. Adres wynajmującego. W Państwa przypadku jest to adres za granicą.
3. Adres i opis mieszkania.
4. Informację, że najem służy celom mieszkaniowym. Jeżeli nie chodzi o stałe miejsce zamieszkania — powód.
5. Numer, datę i gminę wydającą pozwolenie na użytkowanie albo oświadczenie, że nie jest ono wymagane.
6. Czynsz.
7. Datę podpisania umowy.

W stosownych przypadkach umowa powinna też zawierać artigo matricial, okres obowiązywania, sposób waloryzacji czynszu, regulamin budynku oraz uzgodniony adres do doręczeń (art. 3). Proszę dołączyć podpisany opis stanu mieszkania; w praktyce najlepiej sprawdza się protokół ze zdjęciami opatrzonymi datą.

• Okres obowiązywania. Okres oznaczony musi wynosić co najmniej rok, chyba że pobyt ma charakter tymczasowy (Código Civil, art. 1095). Umowa przedłuża się automatycznie, chyba że stanowi inaczej. Państwa sprzeciw wobec pierwszego przedłużenia nie może stać się skuteczny przed upływem trzech lat od rozpoczęcia (art. 1097 ust. 3).
• Płatności z góry. Według obecnych przepisów mogą Państwo żądać czynszu z góry za nie więcej niż dwa miesiące i kaucji nie wyższej niż dwumiesięczny czynsz (art. 1076, w brzmieniu nadanym ustawą budżetową na 2023 rok).
• Czynsz początkowy. Jeżeli umowa najmu tego mieszkania została zawarta w ciągu pięciu lat przed październikiem 2023 r., ustawa Mais Habitação z 2023 r. (Lei 56/2023) ogranicza nowy czynsz do ostatniego czynszu powiększonego o 2% oraz o coroczne waloryzacje, które mogli Państwo zastosować, ale tego nie zrobili. Reforma prawa najmu przeszła pierwsze głosowanie w parlamencie 30 września 2026 r. Zniosłaby ten limit i złagodziła limity kaucji, ale nie jest jeszcze obowiązującym prawem, dlatego przed podpisaniem umowy proszę sprawdzić jej status.

Krok 5: rejestracja umowy i opłata skarbowa

Umowę trzeba zgłosić do AT na deklaracji Modelo 2, składanej online na Portal das Finanças. Będą Państwo potrzebować:

• NIF najemcy;
• artigo matricial nieruchomości;
• daty rozpoczęcia i kwoty czynszu;
• kopii podpisanej umowy w formacie PDF.

Termin: koniec miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia najmu. Przy najmie rozpoczynającym się 15 marca należy złożyć deklarację do 30 kwietnia.

Po złożeniu deklaracji AT nalicza imposto do selo (opłatę skarbową) w wysokości 10% czynszu za jeden miesiąc (Tabela Geral do Imposto do Selo, verba 2). Płaci ją wynajmujący, a dokument płatności musi zostać opłacony w tym samym terminie do końca następnego miesiąca. Przy czynszu 1000 € jest to 100 €, płatne jednorazowo za każdą umowę.

Modelo 2 służy również, w analogicznym terminie, do zgłaszania zmian umowy i jej zakończenia. Za spóźnione złożenie grozi grzywna od 150 € do 3750 € (art. 117 ust. 1 RGIT).

Krok 6: elektroniczne pokwitowanie przy każdej płatności czynszu

Za każdym razem, gdy otrzymują Państwo czynsz, wystawiają Państwo recibo de renda eletrónico (elektroniczne pokwitowanie czynszu) na Portal das Finanças. Dokumentuje ono faktycznie otrzymaną płatność, dlatego należy je wystawić po wpływie pieniędzy, nigdy z wyprzedzeniem i nigdy jako jedno pokwitowanie roczne. Pokazuje ono okres, którego dotyczy czynsz, oraz datę jego otrzymania. Za niewystawianie pokwitowań lub wystawianie ich z opóźnieniem grozi grzywna od 150 € do 3750 € (art. 123 RGIT).

Są Państwo zwolnieni, jeżeli spełniony jest jeden z poniższych warunków:

• 31 grudnia poprzedniego roku mieli Państwo ukończone 65 lat.
• Nie mają Państwo elektronicznej skrzynki pocztowej w AT, a Państwa dochód z najmu w poprzednim roku nie przekroczył dwukrotności IAS (indexante dos apoios sociais, państwowego wskaźnika referencyjnego). Niewielu wynajmujących spełnia ten warunek.

Jeżeli są Państwo zwolnieni, muszą Państwo zamiast tego złożyć do końca lutego roczną deklarację Modelo 44 z wykazem otrzymanych czynszów.

Krok 7: wykazanie dochodu w Portugalii i w kraju zamieszkania

W Portugalii składają Państwo zeznanie IRS (Modelo 3) z Anexo F (dochody z najmu) między 1 kwietnia a 30 czerwca następnego roku (art. 60 CIRS). Nierezydenci składają je w ten sam sposób, wykazując otrzymane czynsze i koszty podlegające odliczeniu, takie jak IMI (roczny podatek od nieruchomości), opłaty na rzecz wspólnoty, naprawy i ubezpieczenie.

Stawka zależy od umowy:

• 10% od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2029 r. dla umów wyłącznie mieszkaniowych z czynszem miesięcznym nieprzekraczającym 2300 € w 2026 r. (DL 97/2026, dodający art. 45-C do Estatuto dos Benefícios Fiscais).
• 25% w pozostałych przypadkach (art. 72 CIRS), z niższymi stawkami dla umów na pięć lat lub dłużej.
• Rezydenci UE lub EOG mogą zamiast tego wybrać opodatkowanie według progresywnych stawek dla rezydentów (art. 72 ust. 15).

Zasada 10% nie stawia warunku co do miejsca zamieszkania wynajmującego, ale 2026 to pierwszy rok jej stosowania, dlatego proszę potwierdzić swoją sytuację u doradcy podatkowego. Najemca będący spółką prowadzącą zorganizowaną księgowość pobiera podatek u źródła z czynszu; zaliczają go Państwo w swoim zeznaniu. Stawki szczegółowo omawia nasz poradnik podatkowy.

W kraju zamieszkania niemal na pewno również trzeba będzie wykazać czynsz. Zgodnie z umowami podatkowymi Portugalii Portugalia może opodatkować dochód z położonej w niej nieruchomości, a Państwa kraj zamieszkania zwalnia go lub zalicza podatek portugalski; mechanizm jest różny (Box 3 w Holandii, Schedule E z zaliczeniem podatku zagranicznego w USA). Proszę zachować portugalską decyzję podatkową (nota de liquidação) jako dowód.

Najważniejsze terminy

Lista kontrolna

• NIF z aktualnym adresem za granicą
• Działające hasło do Portal das Finanças lub Chave Móvel Digital
• Przedstawiciel podatkowy lub powiadomienia elektroniczne (poza UE/EOG)
• Ważne świadectwo energetyczne; klasa w każdym ogłoszeniu
• Pozwolenie na użytkowanie, caderneta predial i certidão permanente w dokumentacji
• Potwierdzone ubezpieczenie; poinformowana wspólnota
• Pisemna umowa z wymaganymi danymi i protokołem
• Kaucja, czynsz z góry i czynsz początkowy w granicach limitów
• Złożone Modelo 2 i zapłacona opłata skarbowa
• Elektroniczne pokwitowanie wystawione za każdą płatność
• Waloryzacja czynszu zgłoszona z 30-dniowym wyprzedzeniem
• Modelo 3 z Anexo F złożone do 30 czerwca
• Czynsz wykazany w kraju zamieszkania